Taidekonsultin kilpailutus

Taideasiantuntijan palvelujen kilpailuttaminen – ohjeita ja suosituksia 

Taideasiantuntijan (taidekonsultin tai -koordinaattorin) palvelujen hankinnassa ja kilpailuttamisessa voidaan noudattaa hankintalain asiantuntijapalvelujen hankintaa koskevia yleisiä periaatteita. Alan erikoisluonne ja tehtävän vakiintumattomuus Suomessa ovat kilpailuttajalle ja työn tarjoajalle toistaiseksi hieman haasteellisia.  

Tämän ohjeen tavoitteena on täydentää ja tarkentaa julkisissa hankinnoissa (kunnat, valtio, valtionkirkko, julkisyhteisöt) käytettäviä yleisiä hankintakäytäntöjä ja vaatimuksia niin, että ne auttavat määrittelemään taideasiantuntijan tehtävän ja taideasiantuntijalta vaadittavan pätevyyden. 

Ohjetta voi käyttää myös niissä taideasiantuntijan valintaprosesseissa, joita hankintalaki ei koske.

Taideasiantuntijan tehtävät

Taidekonsultointi on erikoisosaamista, asiantuntijapalvelua, jota ostetaan suunnittelu- ja rakennushankkeen yhteydessä. Taidekonsultin ydinosaamista on laaja taiteen sisältöjen, taiteen tekijöiden ja taiteen tuottamisen tuntemus, joka nivotaan yhteen infra- tai talonrakentamishankkeeseen joko suunnittelu- ja/tai toteutusvaiheessa.

Hankekohtaisesti taidekonsultointi on hyvin monenlaista riippuen tehtävän luonteesta, laajuudesta, toimintakontekstista ja hankkeen vaiheesta, jossa taidekonsulttia käytetään. Taideasiantuntijan tehtävä on pääasiassa toimia rakennushankkeiden ja niihin liittyvien taidehankkeiden yhdistäjänä ja välittäjänä.

Hankkeiden valmisteluvaiheessa taideasiantuntija osallistuu taidehankkeen suunnitteluun ja taiteelle asetettavien tavoitteiden määrittelyyn, ja toimii asiantuntijana taidehankintaan liittyvissä asioissa, kuten päätettäessä taiteilijan valinnasta ja taiteilijan tehtävistä, teokselle asetetuista vaatimuksista sekä taidehankkeen vaatimista lupa- ja sopimusasioista.

Projektin konkretisoituessa taideasiantuntija toimii taidehankkeen koordinoijana ja huolehtii hankkeen sujuvuudesta niin, että taideteoksen tai teosten toteutus nivoutuu luontevasti osaksi koko rakennushankkeen toteutusta. Lisäksi asiantuntija toimii yhteyshenkilönä taiteilijan ja rakennushankkeen muiden osapuolien välillä siten, että taiteilija voi keskittyä omaan työhönsä joutumatta osallistumaan rakennushankkeen toteuttamiseen enempää kuin se on tehtävän kannalta välttämätöntä.

Taideasiantuntija toimii rakennushankkeisiin liittyvissä taidehankkeissa eräänlaisena laadunvarmistajana, joka auttaa yhdistämään taidehankkeen usein pitkäkestoiseen ja monivaiheiseen rakentamisprosessiin. Kun työ liittyy yksittäisten teosten hankintaan, työ on pääosin asiantuntijapalvelua eikä tehtävä yleensä sisällä suunnittelua tai muuta omaa taiteellista työskentelyä. Kun kohteena on useista erillisistä hankkeista koostuva laaja kokonaisuus, sisältää taideasiantuntijan työ itsenäisen suunnittelupanoksen, kuten alueellinen / kohteen oma taideohjelma, jossa määritellään tavoitteet tulevien teosten sijoitusta tai tyyppiä tai muita teosten luonteeseen vaikuttavia seikkoja koskien.

Taideasiantuntijan tehtävät vaihtelevat jossain määrin sen mukaan, toimiiko taideasiantuntija tilaajan vai rakennuttajan toimeksiannosta. Mikäli taideasiantuntija toimii tilaajan (esim. kunnan) toimeksiannosta, voi työ liittyä laajempiin alueellisiin kokonaisuuksiin jo kaavoitusvaiheessa. Mikäli taideasiantuntija toimii rakennuttajan toimeksiannosta, ovat tehtävät sidottuja konkreettisiin rakennushankkeisiin, joissa tehtävänä on taidehankkeen ja muun rakennushankkeen välisen yhteistyön ja prosessien koordinointi.

Taidekonsultoinnin hankintamenettely

Hankintalain mukaista hankintamenettelyä ei edellytetä, mikäli palveluhankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on vähemmän kuin 30 000 € (uuden hankintalain mukaan 60 000 €).

Kynnysarvon ylittävissä tehtävissä voidaan käyttää avointa ja rajoitettu menettelyä sekä suorahankintaa ja puitejärjestelyä.

Tarjouskilpailuun on kutsuttava vähintään 5 tarjoajaa ja neuvottelumenettelyyn vähintään 3, ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Koska taideasiantuntijapalvelun tarjoajia on Suomessa hyvin vähän ja tehtävät ovat usein yksilöllisiä, niin hankintatavaksi sopii hyvin rajoitettu neuvottelumenettely, jolla voidaan varmistaa osapuolten yhteinen näkemys tehtävästä .

Mikäli hankintayksiköllä on palvelun tuottajan tai tuottajien kanssa puitesopimus, joka kattaa taideasiantuntijan tehtävät, niin hankintayksikkö voi tilata palvelun suoraan puitesopimuskumppanilta tai kilpailuttaa tehtävään ainoastaan puitesopimuskumppaneita, mikäli tehtävä alittaa puitesopimuksessa määritellyn raja-arvon.

Tarjouspyyntö ja työohjelma

Taideasiantuntijan tehtävän vakiintumattomuudesta ja jokaisen kohteen ja tehtävän erilaisuudesta johtuen hankintayksikön (tilaaja) tulisi määritellä taideasiantuntijan tehtävät mahdollisimman tarkoin jo tarjouspyyntövaiheessa niin, että kaikki palvelun tuottajat (tarjoajat) voivat laatia keskenään vertailukelpoiset tarjoukset. Sen lisäksi suositellaan menettelyä, jossa palvelun tuottajalta pyydetään työohjelma tai annetaan mahdollisuus tilaajan työohjelman täydentämiseen niin, että kukin tarjoaja voi tuoda siinä esille ajatuksensa työn suorittamisesta. Mikäli työohjelma sisältää asioita, joita ei ole tarjouspyynnön perusteena olevassa työohjelmassa, ne voidaan tarjota optiona varsinaisen tarjouksen ohessa.

Tarjouspyynnöstä tulee ilmetä, tarjousten arvioinnissa käytettävät painotukset hinta- ja laatupisteiden suhteen. Laatuarviointia varten tilaajan tulee jo tarjouspyyntövaiheessa kertoa tarjoajan ammatilliselle pätevyydelle ja tekniselle suorituskyvylle asetetuista vaatimuksista. Tarjoajan esittämä työohjelma voi olla yksi laatuarvioinnin keskeisistä osista.

Hankintalain mukaiset teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat ohjeet eivät kaikilta osin sovi taideasiantuntijan työn arvioimiseksi, sillä työstä ei ole vakiintuneita käytäntöjä ja tehtävien suhteellisen harvalukuisuuden takia tarjoajilla ei voi olla merkittäviä referenssikohteita, jos noudatetaan hankintalaissa esitettyjä tiukkoja aikarajoja.

Tarjoajan pätevyys ja tekninen suorituskyky

Tarjoajan pätevyyden ja teknisen suorituskyvyn osalta suositellaan seuraavia poikkeamia ( numerointi viittaa Laki julkisista hankinnoista 59§, kohdat 1-5, Suomen säädöskokoelma 348/2007):

  1. Taideasiantuntijana palvelun suorittajan koulutus voi vaihdella, joten valinnassa tulisi painottaa enemmän kokemusta ja aiempaa työskentelyä tehtävää vastaavan tyyppisissä hankkeissa kuin ammatillista koulutusta. Tarjoajan koulutuspohja voi olla esimerkiksi kuvataiteilijan, muotoilijan, arkkitehdin tai taidehistorioitsijan ylempi korkeakoulututkinto, mutta pohjakoulutusta tai sen tasoa ei tulisi pitää ensisijaisena valintakriteerinä. Taideasiantuntijalta edellytetään kuitenkin hyvää kuvataiteen tai muun tehtävään liittyvän taiteenalan tuntemusta.
  1. Luettelossa aiemmin toteutetuista rakennuskohteista tulisi painottaa toteutettuja julkisia teoksia ja rakennushankkeisiin liittyviä teoksia sekä tarjoajan roolia niissä. Rajauksena on parempi käyttää hankintalain esittämän 5 vuoden rajauksen sijasta pidempää, esim. 10 vuoden aikarajaa tai määrittelemätöntä aikaa, koska rakennushankkeisiin liittyviä merkittäviä julkisia taidehankkeita toteutetaan Suomessa vuosittain suhteellisen vähän ja käytettäessä 5 vuoden rajausta monia merkittäviä kohteita jää arvioinnin ulkopuolelle.
  1. Luettelossa aiemmin toteutetuista tärkeimmistä palveluista tulisi painottaa projektinjohtotehtäviä ja rakennushankkeisiin liittyviä taideasiantuntijapalveluja sekä tarjoajan roolia niissä. Rajauksena tulisi voida käyttää hankintalain esittämän 3 vuoden rajauksen sijasta pidempää, esim. 10 vuoden aikarajaa tai määrittelemätöntä aikaa, koska taideasiantuntijan tehtäviä on ollut Suomessa vasta suhteellisen vähän aikaa ja 3 vuoden rajaus voi jättää monia merkittäviä hankkeita arvioinnin ulkopuolelle.
  1. Tätä voi soveltaa sellaisenaan (selvitys ulkopuolisista teknisistä asiantuntijoista ja laitoksista).
  1. Kohdassa edellytetään palveluntarjoajan kuvausta laadunvarmistukseen käyttämistä teknisistä välineistä ja tutkimus- ja kokeilujärjestelmistä:

Tarjoajan ansiot laadunvarmistuksessa

Taideasiantuntijatehtävä on luonteeltaan rakennushankkeeseen liittyvän taidehankintaprosessin suunnittelua, koordinointia ja laadunvarmistusta. Siten palvelun tarjoajan tulee esittää tarjouksessaan ja/tai sen liitteenä olevassa työohjelmassa, millä keinoin prosessin laatu varmistetaan työn eri vaiheissa.

Näitä keinoja voivat olla mm.:

Tehtävän suorittaminen

Taideasiantuntijan työstä tulee aina laatia kirjallinen palveluhankintasopimus hankintayksikön (tilaaja) ja palvelun suorittajan (tarjoaja) välillä.

Ennen työn aloittamista tilaajan ja palvelun tarjoajan tulee yhdessä tarkentaa työohjelma ja aikataulu niin, että se vastaa molempien osapuolien yhteisiä tavoitteita. Työohjelma voidaan liittää molempien osapuolien allekirjoituksillaan hyväksymän kirjallisen hankintasopimuksen liitteeksi tai se voidaan hyväksyä aloituskokouksessa ja kirjata hyväksyntä aloituskokouksen muistioon.

Tehtävän suorittamisessa noudatetaan hankintasopimuksen ehtoja ja hyväksyttyä työohjelmaa sekä suositellaan käytettäväksi konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 13.

Taiteen tilaaja ja taidekonsultti, rekisteröidy käyttäjäksi!
Voit luoda suosikkilistoja ja lähettää tarjouspyyntöjä taiteilijoille.